Stratejiden Aksiyona Geçiş Yapın.
Şirketlerin belirledikleri hedefler doğrultusunda ilerleyebilmesi gerekir. Hedeflere ulaşırken bireysel veya ekip bazında gösterilen performans değerlerinin ölçülebilir olması ise doğru sonuç elde etmek adına önemlidir. KIP (Key Performance Indicator) , Türkçe karşılığı ile Temel Performans Göstergeleri, şirketinizin hedeflediği yoldaki performansını ölçümlemeye yardımcı olur. Yapılan KPI değerlendirilerek ve işteki aksaklıkları tespit ederek sorunlara gerçekçi ve somut çözümler üretebilirsiniz.
Liderler, özellikle KPI ile ilgili ölçümlere çok iyi şekilde hakim olmalı ve bu ölçümlerden çıkan sonuçları değerlendirmelidir. Bu sebeple Agile Proje Yönetimi metodolojilerinden Kanban’da kullanılan Lead Time ve Cycle Time kavramlarını açıklayacağız. KPI ölçümleri için gerekli bu metrikler hakkında detayları inceleyelim.
Lead Time “teslim süresi”, Cycle Time ise “döngü süresi” şeklinde Türkçeye çevrilebilir. Bu metriklerin, KPI ölçümlerinde nasıl hesaplanacağını bilmeniz istenir. Özellikle takım liderlerinden bu metrikleri doğru okumaları şarttır. Söz konusu metrikler; Agile, yani bir başka deyişle Çevik metodolojilerde, kullanılır.
Lead Time, iş talebi geldiği andan itibaren talep gerçekleştirilene kadar süreyi ifade eder. Cycle Time da o işin başladığı andan bittiği ana kadar geçen süreyi anlatır. Bir talep geldikten sonra Lead Time başlar ve iş yapılmaya başlandığında Cycle Time başlamış olur.
Son yıllarda ise Kanban’da uygulanan terminolojide bu kavramların anlamları biraz değişim gösteriyor. Cycle Time, döngü süresi anlamının yanında “sistem teslim süresi” anlamı taşımakta. Lead Time ise teslim süresi anlamının yanında “müşteri teslim süresi” olarak algılanıyor.
Kanban panosundaki sütunlarda Cycle Time, işin başlangıcından, teslim edilmeye hazır olana kadar geçen süreçtir. Öte taraftan işteki hataları ve düzeltilmesi gereken ögelere de müdahale edebilirsiniz. Cycle Time bir anlamda işi yapan kişileri, Lead Time ise doğrudan müşterileri ilgilendirir. Ayrıca Cycle Time, “Wait Time”, yani “bekleme” sürelerini de içermektedir. Birçok sebepten dolayı işte bekleme ve gecikmeler yaşanabilmektedir ve dolayısıyla Cycle Time etkilenmektedir.
Lead Time, yukarıda da vurguladığımız üzere talep geldiği andan işin hazır hale gelmesine kadar olan süreçtir. Yani bu işi yapmak için hazırlanma sürecini de beraberinde getirir. Kanban panosunda işin alınmasından, bitti dendiği ana kadar olan süreyi kapsar. Gerek Lead Time gerekse Cycle Time işin devam etmekte olduğu süre bilgisini verir. Lead Time “uygulamaya hazır” dendiğinde bekleyen işlerin süresini kapsarken, Cycle Time’da durum böyle değildir. Bu nedenle süre olarak Cycle Time daha kısa, Lead Time daha uzun olabilir.
Talebin oluşmasından işin yapılmaya başlamasına kadar geçen süreler ve elbette bekleme süreleri de baz alınınca, Kanban’da Lead Time Cycle Time’dan uzun olabilir. İyi planlanmış bir işte çok iyi bir olasılıkla eşit olma ihtimali de vardır. Zaten Kanban takımlarının hedeflerinden biri Lead Time’ı düşürmektir. Lead Time süresi düşünce müşteriye daha çabuk biçimde dönüş sağlanabilir. Ayrıca yapılan iş pazarda daha hızlı biçimde karşılık bulur.
Lead Time’da önemli olan; fikrin müşterinin aklına geldiğinde değil, yapılmaya karar verilip talep oluştuğunda başlatılmasıdır. Lead time aynı zamanda hataların da giderilmeye ve çözüm bulunmaya çalışıldığı süreyi kapsadığından buradaki zamanı kapsayarak daha da uzayabilir.
İstikrarlı olarak ilerleyen bir Cycle Time; devam edilebilir bir hızda çalışan ve çok fazla sorun yaşamadan işe devam eden bir ekibi işaret eder. O zaman Lead Time’da ekibin uygulayabileceği bir hızda işlerin ilerlediği gösterilir. Bu konuda en önemli olan nokta, işin bitiş süresinin iyi planlanmış ve tahmin edilebilir olmasıdır. Değişken olan Cycle Time, ekibin zorluklarla çalıştığını gösterebilir. Cycle Time’ın değişken olması, problemlerle karşılaşmış olduklarını gösterir. Ayrıca ekipler işin talep edilmesiyle ilgili müdahale şansları olmasa da işin akışı ve temposunda sınırları belirleyebilir.
Bekleme sürelerini tespit etmek için Kanban tablosundaki sütunlarda devam eden işlerin yanı sıra devam eden ama bekleyen işler için de bir sütun açabilirsiniz. Böylelikle devam eden işlerin bekleme sebebini de tespit etmeniz kolaylaşır. Eğer bekleme süreleri devam eden işlerin sürelerini çok uzatıyor ve sorun çıkarıyorsa başka bir ek sütun daha açmanız mümkün. Devam eden ve beklenen sütuna ek olarak “devam eden engellendi” sütunu ile ekip dışından birinin bekleme süresini bloke etmiş olursunuz.
